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Pマークへの道 プライバシーマーク制度。この制度にミームで申請するなんて、制度開始時には、考えもしなかった。

第九話 ついに現地調査の当日!

前日までの準備の結果、事務所内は整然と片づいた。
年末の大掃除後より、ずっとキレイ、かもしれない。(^^;)
いつも仕事の資料でいっぱいの机の上が、見事に何もない状態である。
「やればできる」を痛感。いつもこんな状態ならと思うが、
仕事柄あっという間に資料で埋もれてしまうのが現実。
しかしこれからは、個人情報の管理体制も含め、
社内の整理整頓は当然の取り組みになる。
社員全員にこの状態を維持するよう、再度指示が出る。

当日の審査は、社長を含め各責任者が対応を予定、するハズであった。
しかし当日には、締め切り前の仕事が山積み。
コンサル氏に、担当者全員が対応しなければならないか確認してみるが、
「現地調査には立ち会えないので、当日の審査状況は不明。
各社状況により異なる」とのつれない返事。
「必ず、審査担当者の指示に従うように」と釘をさされる。

各担当者、1日審査の対応を覚悟し、いつもより30分早く出社。
再確認と掃除を終え、さぁー準備OKだ!
予定通り9:20に審査担当者2名が来社。接客室にお通しして社長の対応が
始まった。担当者・各社員に緊張が走る。ついに現地調査が開始された。

現地調査は次のスケジュールで進行される。

9:30~10:00
代表者、関係者挨拶
代表者へのインタビュー
(個人情報保護への取組み、保護の体制マネジメントレビュー)
10:00~14:00
書類審査についての確認
(仕事の事業内容、取扱う個人情報についてヒアリング
提出したコンプライアンス・プログラムに基づき、
個人情報保護の体制の確認・質疑)
14:00~15:00
現地調査(社内見学)
(コンプライアンス・プログラムに基づく運用が行われているか、
記録の確認と運用状況の確認)

社長インタビューが始まる。社長が現在の業務状況を説明しながら
各担当者の状況を説明。
ピシッとしたスーツ姿の審査員に、社長はこう切り出した。
「うちは全員がプレイングマネジャーなんで、担当者も忙しいんです。
基本的には僕が対応させてもらって、必要な時だけ担当者を
呼ぶってことで、お許しいただけませんか?」
審査員さんの返事は明快だった。「それで問題ありませんよ」。
「ん?そうなんか。ま、仕事できるし、よかったよかった」と
担当は胸をなで下ろしつつ、それでもいつ呼ばれるか、何を聞かれるか、
ドキドキしながら、時間が経過していった。

審査担当者から厳しい指摘がされているようだ。
社長も悪戦苦闘。しかし、時たま笑い声が聞こえる。
午後になり、書類審査が終了。
ミームでは、プライバシーマークの取組みは社長が中心に進めてきたので、
結果的にすべての審査を社長対応で完了することができたようだ。

しかし、喜んではいられない。ここから現地調査だ。
各メンバーに、さらに緊張が走る。
「ここにサーバを格納してまして・・・」と社長が話しながら、
くるっと1周、事務所内をまわると、ハイ終わり。
最後に改善項目を指摘され、本日の審査は全て終了した。

社員全員に「お疲れ様!」の声がかかる。
あとは、マークがもらえるのを待つだけか。というと、
世の中そんなに甘くはなかった。
Pマーク取得まで、まだまだ厳しい道は続く・・・